Учет и хранение

Учет, использование, хранение, изготовление, передача и уничтожение печатей и штампов

Гражданский кодекс РФ не содержит каких-либо правовых норм, которые регулировали бы учет, хранение и уничтожение печатей и штампов. Законодательством этот вопрос решен лишь в отношении печатей и штампов, воспроизводящих Государственный герб РФ. Такие печати могут заказывать и использовать в своей деятельности федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, организации и учреждения, а также органы, организации и учреждения независимо от формы собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.

Порядок учета, хранения и уничтожения фирменных печатей и штампов коммерческими организациями (например, ООО, ОАО) федеральное законодательство не определяет. А значит, ни информировать, ни получать какие-либо разрешения органов власти, а также привлекать специализированные организации не нужно. Организация может самостоятельно выбирать порядок учета, хранения и уничтожения своих печатей и штампов. Однако некоторых правил лучше все-таки придерживаться.

На заметку! Ранее органы власти субъектов РФ устанавливали свои требования к печатям юридических лиц, зарегистрированных на территории субъекта. Например, Мэром г. Астрахани было утверждено постановление от 04.08.2003 № 2180-м «Об утверждении временного Положения о регистрации и реестре печатей». Этот документ определял порядок изготовления и уничтожения печатей, их регистрацию и иное. В Москве в настоящее время действует приказ Московской регистрационной палаты от 18.06.2003 № 61 «Об утверждении новой редакции Положения по ведению городского реестра печатей». Однако применить этот документ на практике вряд ли удастся. Дело в том, что Московская регистрационная палата ликвидирована на основании постановления Правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП. А следовательно, упразднены и структурные подразделения Палаты, ответственные за ведение городского реестра печатей. Комитету лицензирования г. Москвы были переданы лишь копии цифрового изображения герба города Москвы и имеющаяся документация об изготовителях печатей с изображением московского герба.

Руководителю организации необходимо приказом назначить лицо, ответственное за учет, хранение и уничтожение штампов. Если на предприятии несколько печатей (основная, для справок, для филиалов и т. п.), то каждая закрепляется за определенным сотрудником.

Для учета печатей и штампов желателен журнал. Он должен храниться в сейфе у лица, ответственного за их учет, хранение и уничтожение.

Журнал ведется по всем правилам ведения документов строгой отчетности: каждый лист журнала пронумеровывается, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации.

*Если печать не уничтожена, то в графе 7 ставится прочерк, если уничтожена – указывается номер акта об уничтожении.

Образец оформления журнала учета печатей и штампов в Брянске

Образец оформления акта об уничтожении печати или штампа в Брянке

Для проверки учета и хранения печатей и штампов 1 раз в год может создаваться специальная комиссия. По результатам проверки составляются справка или акт в произвольной форме.

При увольнении работника, назначенного ответственным за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает нового ответственного сотрудника, которому и передаются дела.

Если печать утеряна или похищена, следует незамедлительно обратиться в милицию с соответствующим заявлением. В дальнейшем оно позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями. Нелишне будет сообщить о краже печати в банк, налоговую инспекцию и контрагентам.

Уничтожение печатей и штампов производится специальной комиссией. Она назначается приказом руководителя. В ее состав входит обычно 3 человека. Способ уничтожения определяется комиссией.

Важно! Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

– время и место уничтожения;

– состав комиссии;

– основание уничтожения печатей и штампов;

– наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

– способ уничтожения;

– заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее ее восстановление и дальнейшее использование;

– подписи членов комиссии.

Акт должен храниться вместе с журналом учета. Он является основанием для внесения отметки об уничтожении печати или штампа в журнал учета.

Таким образом, мы выяснили, что вопросы учета, хранения и уничтожения печатей урегулированы законодателем только в отношении печатей, воспроизводящих Государственный герб РФ. Коммерческие организации могут установить свой порядок учета, хранения и уничтожения печатей и штампов или воспользоваться приведенным в статье порядком. Получается, что печать может храниться в ящике стола главного бухгалтера, если он является ответственным за нее лицом. Однако во избежание использования печати ненадлежащим образом желательно хранить ее в сейфе.

По информации с сайта http://www.vkursedela.ru

Немного истроии и определения регистрации пчатей

Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательная печать. Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись "Для счетов-фактур", должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость"). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов.

Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

Учет печатей и штампов.

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Утрата печати или штампа.

В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати. Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей ( штампов ) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается начальником. В акте должно быть указано:

время и место уничтожения;
состав комиссии;
основание уничтожения печатей и штампов ;
наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов ;
способ уничтожения;
заключение комиссии о приведении печати ( штампа ) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати ( штампа ) в журнал учета.

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

N п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати (штампа)	Наименование подразделения, должность и фамилия получателя	Роспись в получении, дата	Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки
1	2	3	4	5	6

Продолжение

N п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата	Отметка об уничтожении, номер акта и дата	Примечание
1	2	7	8	9

АКТ N _______ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТИ (ШТАМПА) ОРГАНИЗАЦИИ

Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета печатей и штампов.

Печать(штамп) организации: ______________________________________________
(организационно-правовая форма
__________________________________________________________________
и наименование организации)
ОГРН N ______________________ уничтожен(а) в связи с _______________

__________________________________________________________________
(указать причину: изменение наименования,
__________________________________________________________________
организационно-правовой формы, износ и т.д.)
__________________________________________________________________
Печать(штампа) уничтожил (Ф.И.О.)
__________________________________________________________________

Способ уничтожения________________________________________________

Место и время уничтожения печати _________________________________

Факт уничтожения печати в моем присутствии подтверждаю:

Подписи членов комиссии

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

____________ /________/
(подпись)

"___" _________ 200__ г.

М.П.

ОТТИСКИ УНИЧТОЖАЕМОЙ ПЕЧАТИ:

По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.